Firma electrónica
Un solo sistema de firma para todos con quien firmas.
Empleados, clientes y proveedores firman con el mismo motor, las mismas evidencias y el mismo archivo. Avanzada por defecto, cualificada cuando la ley lo exige, y verificable todavía dentro de diez años.
Quién firma
Cuatro destinatarios. Un único sistema detrás.
La firma no nació en RR. HH. para luego pegarse a ventas. El mismo sellado, las mismas comprobaciones de identidad y el mismo rastro de evidencias sirven para cada documento que envías a firmar.
Empleados
Vigilado por RR. HH.
Firmar es un paso dentro de la incorporación y la salida, no un recado aparte. La lista no avanza hasta que el documento está firmado, y avanza sola cuando lo está.
Normalmente
- Contratos de trabajo
- Anexos y cambios salariales
- Acuerdos de confidencialidad
- Entregas de equipo y acuse de políticas
Clientes
Vigilado por Ventas
Un cliente firma desde el portal, o desde un enlace en su correo sin necesidad de cuenta. Presupuestos, pedidos y contratos se firman como el registro que ya son, de modo que la firma queda unida a la operación y no a un PDF suelto.
Normalmente
- Presupuestos y propuestas
- Pedidos de venta
- Contratos de servicio
- Cualquier PDF que subas
Proveedores
Vigilado por Compras y Pagos
El portal de proveedores refleja el de clientes. Pedidos de compra y acuerdos con proveedores se firman contra el registro de compras, y la firma puede desactivarse por empresa si no quieres ofrecerla.
Normalmente
- Pedidos de compra
- Acuerdos marco
- Confidencialidad con proveedores
- Alta de proveedor
Tus firmantes
Vigilado por Compliance
La mayoría de los documentos se firman dos veces. Tu parte contrafirma desde dentro de aicroo, ya autenticada, con una segunda comprobación de identidad en el momento de firmar, y el documento espera, a la vista, hasta que lo hace.
Normalmente
- Contrafirma de contratos
- Varios firmantes en orden
- Firma delegada
- Todo lo que ya firmó la otra parte
Niveles eIDAS
Avanzada por defecto. Cualificada cuando importa.
La normativa europea reconoce tres niveles de firma electrónica, y no son intercambiables. Los tres están construidos, y el nivel exigido se fija por documento en lugar de darse por supuesto.
Vigilado por
Asesor Fiscal
Aceptación con un clic, para consentimientos de bajo riesgo donde una comprobación de identidad completa sería fricción sin beneficio.
Cómo funciona aquí
Se registra en el mismo rastro de evidencias que cualquier otro nivel.
El nivel por defecto. La identidad queda ligada a la firma, el firmante mantiene el control exclusivo y cualquier cambio posterior del documento es detectable.
Cómo funciona aquí
Se emite una clave ECDSA P-256 nueva para esa única firma, se usa y se destruye. El control exclusivo se demuestra con la identidad y el rastro de evidencias, no con claves guardadas indefinidamente.
El nivel con el mismo valor legal que una firma manuscrita en toda la UE. Requiere un certificado cualificado, que sólo puede emitir un prestador de servicios de confianza.
Cómo funciona aquí
El firmante usa su propio certificado —DNIe, FNMT u otro— a través de AutoFirma en su equipo. Después se contrasta el certificado con la Lista de Confianza de la UE antes de aceptar la firma.
El recorrido
Qué ocurre de verdad cuando alguien firma.
Cinco pasos, y cada uno deja algo detrás. El valor de una firma electrónica no es la imagen sobre el papel: es lo que puedes demostrar del momento en que se hizo.
Sale la solicitud
Un correo lleva un enlace de un solo uso. Sólo se guarda su huella —el enlace se muestra una vez y nunca se almacena—, de modo que nadie puede reemitirlo desde la base de datos.
El firmante demuestra quién es
Un código a su correo, o su sesión de aicroo más un código nuevo, o su certificado cualificado. Los intentos se cuentan y el código caduca por reloj.
Lo lee y consiente
Abrir el documento queda registrado, de modo que “no lo vi nunca” tiene respuesta. El consentimiento es un acto aparte y deliberado, y rechazar es un resultado previsto, no un callejón sin salida.
Se sella el documento
El PDF se firma en PAdES, se sella de tiempo con una autoridad de sellado y la prueba necesaria para validarlo más adelante queda incrustada en el propio archivo.
El original se conserva intacto
El archivo sin firmar nunca se sobrescribe, y se toma su huella antes de que le ocurra nada. Cambiar el documento a posteriori no pasa desapercibido.
Evidencias
Un rastro que se comprueba, no que se cree.
Cada paso se escribe en un registro que sólo admite añadidos, y cada entrada se encadena con la anterior. Borrar o alterar una entrada rompe la cadena, y una cadena rota es algo que el sistema avisa, no algo que descubres en medio de una reclamación.
Vigilado por
Compliance
Qué queda registrado
- Cuándo se emitió el enlace y cuándo se entregó el correo
- Cada código solicitado, verificado o fallido
- El momento en que se abrió el documento
- El consentimiento en sí, como acto propio
- Cómo se identificó al firmante: código por correo, sesión o certificado
- Dirección IP, navegador y país en el momento de firmar
- El sello de tiempo devuelto por la autoridad de sellado
- Cada validación posterior ejecutada sobre el archivo
Validez a largo plazo
Una firma que sobrevive a su certificado.
La mayoría de las firmas electrónicas se pueden verificar el día que se hacen y dejan de poder verificarse en silencio más adelante, cuando caduca el certificado o envejece el algoritmo. Los documentos se sellan por defecto al nivel de larga duración y se elevan a archivo con el tiempo.
B-B
Firmado
La firma y su cadena de certificados, dentro del PDF.
B-T
Con sello de tiempo
Prueba de cuándo, de una autoridad independiente y no de nosotros.
B-LT
Larga duración
El nivel por defecto. Todo lo necesario para validarlo viaja dentro del archivo, así que sigue verificando aunque caduque el certificado.
B-LTA
Archivo
Sellos de tiempo renovados con los años, para que el archivo sobreviva al envejecimiento de la propia criptografía.
Los contratos de trabajo, los acuerdos marco y los de confidencialidad se leen años después de firmarse, normalmente justo cuando alguien los está discutiendo.
Vigilada, no archivada
La firma que nunca volvió es la que sale cara.
Un contrato sin firmar no avisa. RR. HH. vigila todo el conjunto de forma programada y saca a la luz lo que se ha quedado callado.
Vigilado por
RR. HH.
- Un enlace a punto de caducar, revisado cada cuatro horas porque caduca por reloj y no por día laborable
- Una solicitud que caducó sin que nadie firmara
- Una firma que tu propia parte ha dejado pendiente de contrafirmar
- Un firmante interno que empezó y no terminó
- Un documento sellado pero nunca elevado a validez a largo plazo
- Un sello de archivo con la renovación vencida
- Un rastro de evidencias que ya no cuadra, marcado como crítico: un registro que decía ser inalterable y no lo era es el único fallo que de verdad importa
Límites
Lo que no va a hacer.
El equipo de IA nunca firma
Vigila las firmas y te dice qué está atascado, caducando o sin poder verificarse. No puede solicitar una firma, ni firmarla, ni aprobarla en tu nombre.
El portal nunca ve la criptografía
Lo que un cliente o proveedor puede leer se limita a sus propios documentos, y nunca incluye huellas de enlace, códigos, rutas de almacenamiento ni bytes de firma: ni en la pantalla, ni en la API que hay detrás.
Una firma se escribe una vez
El registro de firma lo crea una única operación protegida y no puede crearse dos veces para la misma solicitud. No hay ruta de edición, para nadie.
Míralo firmar algo.
La forma más rápida de juzgar un sistema de firma es ver salir un documento, volver sellado y verificarse delante de ti.