De la compra al pago
De la solicitud de compra al pago que el proveedor esperaba.
Solicitudes que aprueba el responsable adecuado, pedidos que se reclaman solos, facturas de proveedor contabilizadas y casadas por un empleado de IA, y remesas revisadas antes de llegar al banco. El dinero solo sale cuando una persona lo envía.
1 · Solicitud
Pedir, aprobar, comprar.
Una compra empieza como una solicitud de quien la necesita, o como una propuesta de tus reglas de stock, y solo se convierte en pedido cuando la persona adecuada ha dicho que sí.
Solicitudes de compra
Un empleado pide; su responsable aprueba; la solicitud se convierte en un pedido de compra en borrador con los precios del proveedor.
Reposición y planificación
Los mínimos y las listas de materiales proponen qué comprar y qué fabricar, cada noche, y Compras y Pagos convierte las propuestas de compra en pedidos en borrador.
Pedidos tarde, reclamados
Un pedido pasado de fecha se reclama al proveedor, y la nueva fecha que da mueve la planificación.
Lo trabaja Compras y Pagos
2 · Contabilizar
Facturas de proveedor que se contabilizan solas.
Las facturas llegan a la dirección de e-mail propia de la empresa o por el portal del proveedor, como ficheros Facturae o UBL o escaneadas. El empleado de IA de Compras y Pagos lee cada una, la imputa, la casa con su pedido y la contabiliza.
Imputada como la vez anterior
Una factura escaneada se imputa como las facturas anteriores de ese proveedor, y un posible duplicado se señala antes de contabilizarla.
Casación a tres bandas con tolerancias
Cada línea se compara con el pedido y la mercancía recibida. Fija tolerancias de precio y cantidad, y una factura fuera de ellas va a aprobación, la contabilice quien la contabilice.
Sin pedido, no se paga
Marca a un proveedor como que exige pedido, y una factura sin él se detiene antes de poder pagarse.
Portes y aranceles, en la mercancía
Una factura de transporte o de aduanas se reparte sobre la recepción que trajo, revalorizando el stock en lugar de quedarse en una cuenta de gasto.
Lo trabaja Compras y Pagos
Bajo control
Cada contabilización empieza tras la aprobación de una persona, y se puede aprobar por lotes. Cuando sus últimos 90 días muestran al menos 20 facturas casadas decididas por una persona, el 95 % aprobadas sin cambios, puedes dejar que Compras y Pagos las contabilice sola, dentro de un importe y con proveedores que ya conoce, y cada caso queda en su registro.
3 · Aprobar
Aprobaciones que no esperan a que alguien entre.
Quien aprueba recibe la decisión donde ya está, y nada se atasca porque una persona esté fuera.
Desde el e-mail o Teams
Aprueba o rechaza desde un enlace en el e-mail o desde la tarjeta de Teams, bajo un techo que fija la empresa.
Fuera de la oficina, cubierto
Un sustituto decide mientras quien aprueba está fuera, y una solicitud que se queda parada recibe recordatorios y se escala en lugar de cancelarse.
La conversación se queda con ella
Cada aprobación tiene su hilo de comentarios, así que la pregunta y su respuesta quedan en el registro.
4 · Pagar
Revisado antes de llegar al banco.
Compras y Pagos añade lo que vence a una remesa en borrador. Antes de que salga cualquier remesa, se revisa en busca de lo que convierte un pago en un fraude.
Datos bancarios a cuatro ojos
Un cambio en la cuenta bancaria de un proveedor lo confirma alguien distinto de quien lo pidió, y un pago a una cuenta cambiada hace poco se señala en la remesa.
Una revisión de riesgo en cada remesa
Cada remesa se revisa antes de poder enviarse, la haya preparado quien la haya preparado (datos bancarios cambiados hace poco, un importe inusual, una subcontrata con el certificado de Hacienda o de la Seguridad Social caducado, una coincidencia con sanciones) y nada sale hasta responder a cada aviso. Por Revolut Business, además se comprueba el nombre de cada beneficiario contra la cuenta.
Tu canal, tu sí final
Inicia la remesa desde aicroo hacia tu banco a través de Ponto, directamente en Revolut Business o hacia PayPal, o llévate el fichero SEPA. Cada canal mantiene la aprobación que pide: la firma del banco, la liberación en la app de Revolut, una segunda persona para PayPal.
El proveedor sabe qué se le pagó
Un aviso de pago dice qué facturas cubre cada pago, por e-mail y en el portal del proveedor.
Bajo control
Ningún empleado de IA envía un pago. Una remesa va al banco solo cuando una persona la envía.
5 · Proveedores
Los proveedores mantienen sus propios papeles.
El portal del proveedor es donde un proveedor ve sus pedidos y pagos, envía facturas y mantiene al día los datos y documentos que necesitas de él.
Datos propuestos, no sobrescritos
Un proveedor propone una dirección o una cuenta nueva; la aplica una persona, y la cuenta bancaria pasa por la revisión a cuatro ojos.
Certificados que se renuevan solos
El certificado de estar al corriente para subcontratas, el de la Seguridad Social, el seguro y la documentación de prevención los sube el proveedor, y se le vuelven a pedir antes de que caduquen.
Revisados contra sanciones
Los proveedores se comprueban contra la lista consolidada de sanciones de la UE, y una coincidencia confirmada detiene la remesa.
6 · Gastos
Tickets que encuentran su nota de gastos.
El gasto de los empleados llega a los mismos libros, con el ticket adjunto y la tarjeta conciliada.
Envíalo y listo
Un ticket enviado por e-mail a la dirección de gastos de la empresa, o a su número de WhatsApp, llega a la nota de gastos abierta del empleado, ya leído.
El ticket que falta, pedido
Antes de que una nota pase a aprobación, RR. HH. pide al empleado el ticket que le falta a un gasto.
Tarjetas de empresa, conciliadas
Una tarjeta de crédito de empresa se concilia como una cuenta bancaria, y con ella se puede pagar una factura de proveedor.
Lo trabaja RR. HH.
Por qué un solo sistema
El libro mayor es el sistema de pagos.
Se contabiliza donde se paga
El pedido, la recepción, la factura, su IVA y el pago que la salda son los mismos libros, así que la casación es una consulta, no una conciliación entre dos herramientas.
La revisión de fraude no es opcional
Los cambios de datos bancarios y las remesas se revisan en la base de datos, en cada remesa, la haya preparado quien la haya preparado; no con un ajuste que alguien puede olvidar activar.
Proveedores españoles, papeles españoles
Facturae, el SII, la retención en las facturas de profesionales y los certificados de subcontratas forman parte del mismo flujo.
Mira cómo se contabiliza sola una factura de proveedor.
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