Del presupuesto al cobro
De la petición del cliente al dinero en el banco.
Presupuestos con el precio que ese cliente ya conoce, suscripciones que se facturan solas, facturas revisadas antes de salir y recordatorios que leen la respuesta. Un solo libro mayor debajo, así que cada paso ya está en la contabilidad, y empleados de IA haciendo el trabajo pesado tras tu aprobación.
1 · Presupuesto
Entra una petición. Sale un borrador con precio.
Un cliente pide precios por e-mail, por WhatsApp o con una lista pegada. aicroo la lee en líneas, encuentra cada artículo en tu catálogo (por su código, por su nombre o por como lo llama ese cliente) y pone precio a cada línea.
Cada precio tiene su motivo
La tarifa es el ancla, ajustada por lo último que este cliente aceptó o se le facturó, y la línea dice cuál. Un precio que el cliente ya rechazó no se vuelve a ofrecer como si fuera a ganar.
Tus reglas se cumplen mientras escribes
Un margen por debajo de tu mínimo, un descuento, un plazo de pago o un total más allá de tu límite se señala mientras se escribe el presupuesto, lo escriba quien lo escriba, y, si así lo eliges, necesita aprobación antes de poder emitirse.
Ventas prepara el borrador
El empleado de IA de Ventas prepara el borrador desde el propio mensaje del cliente, programa una llamada de seguimiento para los presupuestos que el cliente abrió y no contestó, y propone una oferta revisada dentro de tu tope de descuento. Pega una petición en el formulario o pídeselo a L.U.C.A. y obtienes el mismo borrador.
Aprende qué funciona
Los presupuestos aceptados, rechazados y caducados alimentan el siguiente: qué precios cierran y qué artículos se compran juntos.
Lo trabaja Ventas
Bajo control
El modelo lee la petición y elige entre los artículos que le ofrece la base de datos. Nunca fija un precio: los precios salen solo de tus tarifas, tu historial y tus reglas, con el mismo motor que pone precio a una factura.
2 · Aceptación
El cliente elige, acepta y paga la señal.
El presupuesto sale como un enlace al portal del cliente, donde se lee, se ajusta dentro de lo que permitiste y se acepta, sin PDFs de ida y vuelta.
Aprobado antes de salir
Un presupuesto que incumple una de tus reglas de bloqueo pasa por tu flujo de aprobación antes de emitirse, como cualquier otro documento.
Opciones que elige el cliente
Líneas opcionales y cantidades dentro de un rango, con el precio recalculado según el cliente elige.
Condiciones aceptadas, por escrito
Tus condiciones generales viajan con el presupuesto, y la aceptación registra la casilla que dice que el cliente las leyó.
Una señal al aceptar
Al aceptar se puede emitir una factura de anticipo por la señal, que la factura final descuenta.
3 · Suscripción
Contratos que se facturan solos.
Una suscripción es un contrato que genera una factura recurrente: qué se factura, cuándo, a qué precio y qué cambia al renovar. Las facturas que produce son facturas normales, en los mismos libros.
Planes y complementos
Ofrece planes a los que se suscriben muchos clientes, con complementos y precios que cambian por versión, o redacta un contrato para un solo cliente.
Rampas, tramos y mínimos
Precios que suben por escalones durante el contrato, tramos por volumen o escalonados en cada línea, y un compromiso mínimo por debajo del cual la factura nunca baja.
Cambios, prorrateados
Una modificación a mitad de periodo se prorratea por días. El aviso de renovación dice el precio que llevará la renovación, antes de que llegue.
El cliente se gestiona solo
Desde el portal un cliente se suscribe a un plan, cambia una cantidad o cancela, y ve sus facturas y su saldo prepago.
Bonos y saldo prepago
Vende bonos de sesiones o un saldo en euros, y deja que las facturas los consuman.
Las cifras de un negocio de suscripción
Ingresos recurrentes mensuales, bajas, retención neta de ingresos y las renovaciones que vencen, por plan.
Lo trabaja Cobros
4 · Factura
Revisada antes de contabilizar, enviada sin pedirlo.
Cada documento de venta tiene precio con un único motor, así que un presupuesto, un pedido y su factura no pueden discrepar en un precio. Antes de contabilizar una factura, se compara con lo que este cliente suele comprar.
Una factura rara se detecta
Antes de contabilizar, un precio lejos del habitual del cliente o una cantidad fuera de su patrón se muestra con el motivo, antes de que nada llegue a VERI*FACTU. Una factura generada por una suscripción o una plantilla se queda en borrador en lugar de salir.
Se envía sola
Activa el envío automático en una suscripción o una plantilla recurrente, y cada factura que genere se envía por e-mail al cliente al contabilizarse, con el resultado anotado.
El ingreso en el mes en que se gana
Una línea facturada por adelantado para un periodo de servicio se contabiliza como ingreso anticipado y se libera mes a mes, según se devenga.
5 · Cobro
Recordatorios que leen la respuesta.
Tarjeta, PayPal, domiciliación o un botón de Pagar en el portal cobran. Para lo que queda sin pagar, el empleado de IA de Cobros trabaja una sola escalera de recordatorios por e-mail y WhatsApp, y trata una respuesta como una respuesta.
Una escalera, dos canales
Cada escalón va por e-mail, por WhatsApp o por los dos, y el mensaje de WhatsApp lleva un botón de Pagar.
Una respuesta no se ignora
Una promesa de pago se registra y la escalera la espera; una disputa retiene la factura; unos datos nuevos se convierten en un cambio que aprueba una persona.
Otra persona del cliente
Cuando el primer contacto deja de contestar, los recordatorios llegan también a cuentas a pagar, a finanzas o a un responsable, dentro de la misma escalera.
Antes de que falle la tarjeta
Una tarjeta guardada a punto de caducar se pide renovar con treinta días de antelación, por e-mail y WhatsApp.
Casado cuando llega
El Contable concilia el movimiento del banco con la factura que paga, o con las varias que cubre una sola transferencia, y la liquidación de una pasarela se descompone en los cobros que cubre.
Lo trabaja Cobros
Bajo control
Cada recordatorio que redacta el empleado de IA espera la aprobación de una persona antes de salir. WhatsApp respeta el consentimiento, las bajas, el horario y tu límite mensual, y cuando no puede llegar al cliente sale el e-mail y el registro dice por qué.
Por qué un solo sistema
El libro mayor es el sistema de facturación.
Nada que sincronizar
El presupuesto, la factura, su IVA y el cobro que la salda son asientos en los mismos libros. No hay una herramienta de facturación a un lado y un ERP al otro esperando una exportación nocturna.
Un motor calcula, la IA hace el trabajo
Los precios, los impuestos y los totales los calcula la base de datos, siempre igual. Los empleados de IA leen peticiones, preparan presupuestos, redactan recordatorios y reclaman; nunca hacen las cuentas.
La facturación española, en el núcleo
VERI*FACTU, Facturae, los mandatos de adeudo SEPA y los documentos en el idioma del cliente forman parte del mismo flujo, no son un añadido al final.
Mira cómo una petición se convierte en presupuesto.
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