Ergon
ἔργον · griego — la obra
Los proyectos, sus tareas y las horas imputadas, en el mismo sistema que lleva la contabilidad. Un proyecto es un valor de su propia dimensión Proyecto, etiquetada en las mismas líneas que tus departamentos, así que las facturas, las compras y los gastos que le corresponden suman solos, y el margen se lee de lo contabilizado en vez de reconstruirse en una hoja de cálculo a partir de tres exportaciones que nunca terminan de cuadrar. Funciona sobre Closer AI, que es donde se registran los costes y los ingresos de un proyecto.
Requiere Closer AI Contabilidad
Qué incluye
Proyectos
- Cliente, responsable, fechas de inicio y fin, y estado
- Presupuesto en importe y en horas
- Facturado por horas y materiales, a precio cerrado, o interno
- Un equipo, con coste y tarifa de venta para cada persona
Partes de horas
- Horas imputadas a un proyecto desde el fichaje o en una rejilla semanal
- Cada hora costeada a la tarifa de esa persona en ese proyecto
- Tiempo facturable y no facturable, por separado
- Las horas salen del fichaje de Kronos o Humanus; proyectos, tareas y facturación funcionan sin ninguno de los dos
Facturar el trabajo
- Trabajo en curso: horas facturables, y las compras y gastos del proyecto aún sin repercutir al cliente
- Se factura en un paso, como una factura normal
- Lo que cubre una factura queda marcado, así que no puede facturarse dos veces
- Proyectos a precio cerrado facturados por hitos
- El trabajo hecho y aún no facturado se periodifica a fin de mes, como un albarán pendiente
Tareas y tableros
- Tableros con las etapas que definas: arrastra una tarjeta para mover el trabajo
- Campos personalizados en las tareas y las vistas que guardes
- Dependencias entre tareas, con desfase cuando haga falta
Cronograma y carga de trabajo
- Un cronograma con las tareas del proyecto en el tiempo, con la ruta crítica calculada a partir de las dependencias
- Líneas base: el plan congelado el día en que se aprobó, tantas como necesites
- Línea base frente a real, para que lo que se ha desviado sea un dato y no un recuerdo
- La semana de cada persona frente a su horario real, ausencias incluidas, para ver quién está sobreasignado antes de que te lo diga
Margen y presupuesto
- Ingresos, coste directo, coste de personal y margen, por proyecto
- Presupuesto frente a real, en importe y en horas
- Trabajo en curso y utilización junto al margen
- Cuenta de resultados por departamento, centro de coste o proyecto
- Tabla dinámica, gráfico y exportación, como cualquier otro informe
Deducciones y subvenciones
- El dosier de la deducción por I+D+i (art. 35 LIS): coste de personal individualizado por proyecto, como exige la norma, a partir de las horas realmente registradas
- Exportado como anexo de la memoria económica
- Conciliado con la deducción del Modelo 200 que aicroo ya prepara
- Justificación de subvenciones desde el mismo dosier, por periodo de la ayuda
Proyectos
- Cliente, responsable, fechas de inicio y fin, y estado
- Presupuesto en importe y en horas
- Facturado por horas y materiales, a precio cerrado, o interno
- Un equipo, con coste y tarifa de venta para cada persona
Facturar el trabajo
- Trabajo en curso: horas facturables, y las compras y gastos del proyecto aún sin repercutir al cliente
- Se factura en un paso, como una factura normal
- Lo que cubre una factura queda marcado, así que no puede facturarse dos veces
- Proyectos a precio cerrado facturados por hitos
- El trabajo hecho y aún no facturado se periodifica a fin de mes, como un albarán pendiente
Tareas y tableros
- Tableros con las etapas que definas: arrastra una tarjeta para mover el trabajo
- Campos personalizados en las tareas y las vistas que guardes
- Dependencias entre tareas, con desfase cuando haga falta
Partes de horas
- Horas imputadas a un proyecto desde el fichaje o en una rejilla semanal
- Cada hora costeada a la tarifa de esa persona en ese proyecto
- Tiempo facturable y no facturable, por separado
- Las horas salen del fichaje de Kronos o Humanus; proyectos, tareas y facturación funcionan sin ninguno de los dos
Deducciones y subvenciones
- El dosier de la deducción por I+D+i (art. 35 LIS): coste de personal individualizado por proyecto, como exige la norma, a partir de las horas realmente registradas
- Exportado como anexo de la memoria económica
- Conciliado con la deducción del Modelo 200 que aicroo ya prepara
- Justificación de subvenciones desde el mismo dosier, por periodo de la ayuda
Cronograma y carga de trabajo
- Un cronograma con las tareas del proyecto en el tiempo, con la ruta crítica calculada a partir de las dependencias
- Líneas base: el plan congelado el día en que se aprobó, tantas como necesites
- Línea base frente a real, para que lo que se ha desviado sea un dato y no un recuerdo
- La semana de cada persona frente a su horario real, ausencias incluidas, para ver quién está sobreasignado antes de que te lo diga
Margen y presupuesto
- Ingresos, coste directo, coste de personal y margen, por proyecto
- Presupuesto frente a real, en importe y en horas
- Trabajo en curso y utilización junto al margen
- Cuenta de resultados por departamento, centro de coste o proyecto
- Tabla dinámica, gráfico y exportación, como cualquier otro informe
Contabilidad de proyectos
Un tablero te dice que un proyecto va con retraso. No te dice cuánto ha ganado.
Las herramientas de gestión del trabajo son buenas con etapas, tarjetas y cronogramas, y se detienen en el borde de la contabilidad: las facturas, las compras, las nóminas y el IVA viven en otro sitio. Ergon empieza por el otro extremo. El libro mayor ya está aquí, así que un proyecto es algo que llevan los propios libros, y su margen es algo que se lee, no algo que se concilia.
De la hora a la declaración
La hora
Imputada a un proyecto desde el fichaje o una rejilla semanal, facturable o no.
Su coste
Al coste por hora de esa persona en el proyecto, o a su tarifa habitual si el proyecto no fija uno.
El documento
Líneas de factura, de compra, de gasto y de asiento etiquetadas con el proyecto, una a una.
El libro mayor
La etiqueta atraviesa la contabilización y llega a las líneas de ingreso y de gasto del asiento.
El margen
Ingresos, coste directo, personal y trabajo en curso de cada proyecto, frente a su presupuesto.
La deducción
El dosier de I+D+i, construido con las mismas horas y conciliado con el Modelo 200.
Un proyecto es una etiqueta que los libros ya entienden
Crear un proyecto crea su valor en la dimensión Proyecto, que el sistema mantiene junto a tus departamentos y canales. No hay una segunda lista de proyectos que mantener al día con la primera, y cualquier línea que admite un departamento admite un proyecto.
Etiquetar nunca mueve el balance de sumas y saldos
El proyecto viaja solo en las líneas de ingreso y de gasto. El IVA y lo que debe el cliente no llevan ninguno, porque son de la factura y no del proyecto, y un documento sin proyecto se contabiliza exactamente igual que antes.
Un parte de horas nunca contabiliza dos veces un sueldo
La nómina ya contabiliza lo que cuesta cada persona. Las horas de un proyecto se costean para su margen y nunca se registran como un segundo gasto: un parte de horas capaz de escribir un asiento es como se duplican los sueldos, así que no puede.
Facturar un proyecto es facturar, sin más
La factura del proyecto se construye a partir del trabajo en curso y se contabiliza por el mismo camino que cualquier otra factura, no por uno paralelo escrito para proyectos. Las horas y los costes que cubre quedan marcados, así que la siguiente factura no puede volver a cogerlos.
El equipo de IA vigila el margen
El CFO y el Director de Operaciones se ocupan también de los proyectos: un presupuesto superado, un margen por debajo de su mínimo, horas sin facturar que envejecen, un proyecto cerrado que sigue recibiendo costes y un presupuesto que se gasta más deprisa de lo que avanza el trabajo.
El libro fue primero, y el tablero vino después
Un tablero es lo que ya tiene todo el mundo, así que se construyó encima de la contabilidad en lugar de en su lugar. Ya está todo: el tablero, el cronograma con su ruta crítica, las líneas base con las que medir la desviación, la semana de cada persona frente a su horario real y flujos que se disparan con un evento de proyecto o de tarea.
Quién lo vigila
CFO
Fondo de maniobra, caja, apalancamiento y los covenants que nadie relee.
Uno de los once empleados de IA está asignado a este dominio. Lee lo que podría leer una persona con ese rol y archiva lo que encuentra.